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Früher, als man noch auf Papier gebucht hat, musste man mit Kugelschreiber buchen, damit man die Eintragungen nicht nachträglich ausradieren konnte. Beim Buchen mit Computersoftware geschieht das durch ein so genanntes „Festschreiben“. Das bewirkt, dass ein Buchungssatz zwar noch storniert werden kann, aber man sieht dann die Stornobuchung. Spurenlos Buchungen löschen oder überschreiben - das geht nach dem Festschreiben nicht mehr.

Wie oft muss man das machen? Dieses Festschreiben muss jeden Monat erfolgen (oder sogar noch öfter), spätestens mit Abgabe der Umsatzsteuer­Voranmeldung. Wer das nicht macht, riskiert, dass der Betriebsprüfer die Buchhaltung als „nicht ordnungsgemäß“ verwirft. Besonders gefährdet sind Abschlussbuchungen im Zuge der Bilanzerstellung, bei denen oft das Festschreiben vergessen wird.
 
Gefahr: Gerade wenn Einlage-/Entnahmebuchungen erfolgen, ist das Festschreiben besonders wichtig, denn Entnahmen/Einlagen erfordern eine zeitnahe Dokumentation.

Macht Ihr Steuerberater die Buchhaltung? Dann fragen Sie auch ruhig einmal die Mitarbeiter Ihres Steuerberaters, ob diese Ihre Buchhaltung regelmäßig festschreiben. Denn auch in Steuerkanzleien gibt es Mitarbeiter, die die Mandanten-Buchhaltungen nicht regelmäßig festschreiben. Wenn Sie als Antwort bekommen: „Wie also, ähhh, festschreiben … also, was meinen Sie da jetzt genau …?“ können Sie davon ausgehen, dass das Festschreiben eben nicht oder zumindest nicht regelmäßig passiert.