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04.02.2009

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EDV-Buchhaltung - auf das „Festschreiben“ achten

Wenn ein Betriebsprüfer kommt und sich Ihre Buchhaltung ansieht, wird er zuallererst prüfen, ob und wann Ihre Buchungssätze „festgeschrieben“ wurden. Dies ist nämlich zwingende Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit einer elektronischen Buchführung. So wie es früher unzulässig war, Buchungszeilen mit Bleistift in das Journal zu schreiben. Vorgeschrieben war vielmehr Kugelschreiber.

Genauso ist es heute verboten, monatelang so zu buchen, dass die Buchungssätze ohne Spur verändert werden können. Deshalb wäre z. B. eine Buchhaltung mit Excel unzulässig, weil man ja hier alle Einträge jederzeit wieder verändern kann, ohne Spuren zu hinterlassen.

Widerstehen Sie der Versuchung: Auch viele richtige Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, zunächst einmal vorläufig zu buchen. Achten Sie aber darauf, dass Sie mindestens einmal im Monat - vor Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung - die Buchungssätze festschreiben müssen. Festschreiben bedeutet, dass eine Buchung dann nur noch durch eine Storno- oder Korrekturbuchung deutlich sichtbar korrigiert werden kann. Das reduziert zwar die Übersichtlichkeit, erschwert aber nachträgliche Manipulationen.

Sonst kann es teuer werden: Sollte der Betriebsprüfer feststellen, dass Sie Ihre Daten überhaupt nicht festgeschrieben haben, oder dies immer erst viele Monate nach Ende des jeweiligen Monates, könnte er Ihre Buchhaltung als „nicht ordnungsgemäß“ abstempeln. Das würde ihm Raum geben für Gewinnhinzuschätzungen und unangenehmen Steuernachzahlungen.

Fazit: Monatliches „Festschreiben“ der Buchungssätze in der Buchhaltungssoftware nicht vergessen.


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