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Bei Betriebsprüfungen sind es oft die Restaurantrechnungen, die besonderes Interesse des Prüfers auf sich ziehen. Denn viele Firmenchefs verheddern sich in den zahlreichen formellen Vorschriften, die bei Bewirtungskosten gelten.

Was ist eine “Bewirtung aus geschäftlichem Anlass”? Eine solche Bewirtung liegt vor, wenn Sie �` oder einer Ihrer Mitarbeiter - einen Kunden oder einen Lieferanten zum Essen einladen. Zu diesem Personenkreis gehören auch potentielle Geschäftspartner, mit denen Sie momentan noch keine Geschäfte machen.

Wichtig für den steuerlichen Abzug sind dabei die maschinelle Erstellung und Registrierung, die manuellen Angaben auf der Rechnung, und - oft übersehen(!) - die neuen Vorschriften für Rechnungen, wenn der Betrag über 100 Euro liegt.
 
Maschinelle Erstellung und Registrierung: Die Bewirtungs-Rechnung muss maschinell erstellt und registriert sein. Sie muss folgende Angaben enthalten:
• Namen und Adresse der Gaststätte,
• Registrierungs-Nummer,
• Tag der Bewirtung,
• alle Speisen und Getränke einzeln.

Wichtig: Akzeptieren Sie keine Belege, auf denen “Zwischen-Rechnung” steht. Eine handgeschriebene Rechnung mit der Angabe “Speisen und Getränke” nützt Ihnen auch nichts. Bewirtung im Ausland: Auch im Ausland gelten diese Vorschriften. Nur wenn Sie glaubhaft machen können, dass keine maschinell erstellte Rechnung erhältlich war, können Sie den Betriebsausgaben-Abzug dennoch erreichen.

Manuelle Angaben auf der Rechnung: Auf der Rechnung oder auf einem dazu gehefteten Beiblatt müssen Sie Angaben machen über die Namen aller Teilnehmer (inklusive sich selbst!) und den Anlass der Bewirtung - und das Ganze unterschreiben.

Anlass der Bewirtung: “Kontaktpflege” oder “Geschäftsessen” reicht dem Finanzamt als Anlass der Bewirtung nicht aus. Sie sollten schon etwas konkreter werden, z. B. so: “Besprechung Expansionspläne Oberbayern” oder “Neuentwicklung Zentralfriteuse Extra-breit”. Tipp: Das auf der Rückseite von vielen Bewirtungsbelegen aufgedruckte Formular ist schon seit 1990 nicht mehr zwingend vorgeschrieben, es ist aber eine gute Gedächtnisstütze.

Achtung bei Rechnungen über 100 Euro brutto: Hier gelten die gleichen Anforderungen wie für alle Rechnungen (d. h. Steuer-Nummer, Rechnungsnummer, Ihre Adresse usw.). Einzelheiten hierzu lesen Sie nochmals in “GmbH-Geschäftsführer persönlich” vom 20.02.04. Fehlt z. B. Ihre Firmenanschrift auf einer Rechnung ab 100,01 Euro, bekommen Sie weder Vorsteuer- noch Betriebsausgabenabzug.

Übrigens: Bewirten Sie Geschäftsfreunde privat bei sich zu Hause, sind diese Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig. (Rechtsgrundlage: R 21 Abs. 6 EStR)

Achtung: Geschäftlich veranlasste Bewirtungsrechnungen können Sie seit 2004 nur noch zu 70 Prozent als Betriebsausgabe absetzen. Vorsteuerabzug: Laut Gesetzestext sind auch nur 70 Prozent der Vorsteuer aus geschäftlichen Bewirtungen abziehbar. Das Finanzgericht München vertritt jedoch die Auffassung, dass diese Beschränkung gegen EU-Recht verstößt und 100 Prozent Vorsteuer abgezogen werden dürfen. Die Finanzverwaltung gewährt inzwischen Aussetzung der Vollziehung. (Fundstellen: FG München, 13.11.03, DStRE 04, 344; OFD Nürnberg, 02.04.04,  DStR 04, 95)

Unser Rat: Wie diese Sache endgültig ausgeht, lässt sich nicht vorhersagen. Wir empfehlen Ihnen, die 30-prozentig Kürzung des Vorsteuerabzugs hinzunehmen, wenn es bei Ihnen nicht um sehr hohe Beträge geht. Beispiel: Wenn Sie im Jahr Brutto-Bewirtungskosten von 3500 Euro haben, geht es um ca. 145 Euro Vorsteuererstattung. Entscheiden Sie selbst, ob Sie wegen dieses Betrags lästige Diskussionen mit dem Finanzamt oder Honorarrechnungen Ihres Steuerberaters riskieren wollen.

Denken Sie auch an die Nebenkosten: Gelegentlich entstehen bei Bewirtungen Nebenkosten, wie z. B. für Garderobe oder Zigaretten. Diese Kosten gehören auch zu den Bewirtungskosten und sind zu 70 Prozent abziehbar. Nicht zu den Bewirtungskosten gehören: Kosten für die Beherbergung von Geschäftsfreunden oder für eine Musikkapelle bei einem größeren Essen. Diese Kosten sind �` sofern angemessen und betrieblich veranlasst �` zu 100 Prozent abzugsfähig. (Rechtsgrundlage: R 21 Abs. 6 EStR )

Trinkgelder: Trinkgelder können Sie als Bewirtungskosten absetzen. Die Finanzverwaltung will allerdings, dass die Bedienung das Trinkgeld auf der Rechnung quittiert. Da dies in der Praxis kaum machbar ist, ohne das Bedienungspersonal zu verstimmen, haben Sie folgende Alternativen: Entweder Sie vermerken das Trinkgeld selbst auf der Rechnung und nehmen in Kauf, dass dieser Posten bei einer Betriebsprüfung gestrichen wird. Oder: Sie verzichten darauf, Trinkgelder als Betriebsausgaben abzusetzen. Übrigens: Wenn Sie die Trinkgelder verbuchen, bitte nur zu 70 Prozent und ohne Vorsteuerabzug!

Verbuchung der Bewirtungskosten: Viele Unternehmer verschenken Geld, weil sie alle Bewirtungskosten auf das gleiche Konto buchen und die 30-prozentige Kürzung für all diese Kosten hinnehmen. Doch es gibt zahlreiche Arten von Bewirtungskosten, die voll abzugsfähig sind. Richten Sie deshalb zwei Bewirtungskonten in Ihrer Buchhaltung ein: Eines für geschäftliche Bewirtungen (70 Prozent Abzug) und eines für sonstige Bewirtungen (100 Prozent Abzug).

Zu den 100-prozentig abzugsfähigen Kosten zählen: Kosten für Kaffee, Kekse usw. bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden in den Büroräumen, Bewirtungskosten anlässlich von Produktpräsentationen und Bewirtungskosten anlässlich von Besprechungen, an denen nur Mitarbeiter teilnehmen. (Rechtsgrundlage:  R 21 Abs. 5 Satz 9 EStR und R 21 Abs. 7 EStR)
 
Bewirtung von Mitarbeitern: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen zum Essen einladen, können Sie die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben verbuchen. Die strengen Nachweisvorschriften (maschinell erstellte Rechnung, Angabe von Anlass usw.) gelten bei der Arbeitnehmerbewirtung zwar nicht. Sie sollten sie aber gleichwohl erfüllen, damit sie nach Jahren bei einer Betriebsprüfung noch dokumentieren können, dass es sich um eine Mitarbeiterbewirtung handelte.

Vorsicht Steuerfalle: In den meisten Fällen gilt die Bewirtung von Mitarbeitern als geldwerter Vorteil und kostet Lohnsteuer und Sozialversicherung. Im Regelfall fahren Sie also besser, wenn Sie einen Geschäftspartner zur Bewirtung mitnehmen, weil die 30-prozentige Kürzung für Fremdbewirtungen billiger ist als die Lohnsteuer und die Sozialversicherung für die Mitarbeiterbewirtung. Tipp: Für Sachbezüge gilt eine Freigrenze von 44 Euro monatlich. Wenn ein Essen für Ihren Mitarbeiter lohnsteuerpflichtig wäre, können Sie auf diese Weise die Abgabenpflicht dennoch vermeiden. Denn übersteigt der Wert des Essens zusammen mit anderen Gratis-Sachbezügen in diesem Monat die 44-Euro-Grenze nicht, bleibt es steuerfrei.