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03.07.2013

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Elektronisches Fahrtenbuch ÔÇ` so wird es anerkannt

Ein Fahrtenbuch ist der einzige Weg, um die teure Ein-Prozent-Regel zu vermeiden. Das lohnt sich vor allem bei einem hohen Anteil von beruflichen Fahrten und bei Autos mit hohem Neupreis. Mittlerweile kursieren zahl­reiche Fahrtenbuch-Smartphone-Apps. Erkennt das Finanzamt so etwas an?

Zertifizierung gibt es nicht: Es gibt keinen einzigen Hersteller, dessen Produkte von der Finanzverwaltung zertifiziert werden. Wer also mit dem Prädikat wirbt „vom Finanzamt geprüft und zertifiziert“, der schwindelt.

Unter diesen Voraussetzungen werden Fahrtenbücher anerkannt: Die Eintragungen müssen vollständig und richtig sein und das Finanzamt muss mit vertretbarem Aufwand die Richtigkeit prüfen können. Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden (also keine losen Blätter, sondern eine gebundene Kladde). Im Fall von elektronischen Fahrtenbüchern muss ausgeschlossen werden, dass nachträglich Änderungen vorgenommen werden können, die man nicht als solche erkennen kann.


Änderungen sind zulässig:
Aber nur, sofern „nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktions­weise des Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden“. (OFD Rheinland vom 18.02.13, juris)

Bei späterer Ergänzung der Daten in einem Web-Portal gilt laut Ober­finanzdirektion Rheinland:

  • Die nachträgliche Eintragung des Fahrtzwecks in einem Webportal ist zulässig. Dabei müssen die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert sein.
  • Ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, kann als zeitnah geführt anzusehen sein, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.

 


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