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21.01.2002

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Wie Sie sich auf den EDV-Zugriff des Betriebsprüfers vorbereiten

Zum Jahresanfang sind neue Regelungen für Betriebsprüfungen in Kraft getreten. Der Kernpunkt der Neuerungen ist eine EDV-Zugriffsmöglichkeit für den Betriebsprüfer:

Unmittelbarer Nur-Lese-Zugriff: Hier kann sich der Prüfer - ggf. nach einer Einweisung durch Sie - an Ihren Computer setzen. Er darf dabei die Daten lesen, verknüpfen, filtern und sortieren, aber nichts verändern.

Mittelbarer Zugriff: Der Prüfer kann auch verlangen, dass Sie die Auswertungen, die er will, für ihn erstellen.


Datenträgerüberlassung: Schließlich kann der Prüfer auch von ihnen die Überlassung eines maschinell auswertbaren Datenträgers fordern. Diesen müssen Sie nach seinen Vorstellungen erstellen.

Häufig wird jetzt Panik gemacht: Sie müssten Ihr EDV-System sofort an die neuen Anforderungen anpassen. Sonst hätten Sie bei der nächsten Prüfung mit üblen Folgen, bis hin zur Schätzung Ihres Gewinns zu rechnen.

Tatsache jedoch ist: Die Finanzverwaltung darf nur Auswertungen verlangen, die technisch machbar sind. Wenn Ihr Buchhaltungssystem z. B. die Möglichkeit nicht vorsieht, Buchführungsdaten auf Datenträger zu exportieren, kann das Ihr Prüfer nicht von Ihnen fordern. Keinesfalls müssen Sie eigens hierfür neue Soft- oder Hardware beschaffen.

Die einzige neue Anforderung, die Sie beachten müssen: Sie sollten die Daten eines jeden Jahres unveränderlich abspeichern können. Das geht z.. B., indem Sie sie auf CD-Rom brennen. So kann auf diese später noch zugegriffen werden.

Fazit: Lassen Sie sich nicht in Panik versetzen. Ein berechtigtes „Ich kann nicht“ muss ihr Prüfer akzeptieren. Er muss Ihnen machbare Wege vorgeben. Nur wenn Sie sagen „Ich will nicht“, darf er Ihnen Ärger machen. IZW-Service: Weitere Informationen finden Sie hier: Was sind zulässige und unzulässige Daten-Export-Formate? Was darf der Prüfer und was nicht? Wie können Sie Ihre Daten durch Zugriffsbeschränkungen schützen und welche Besonderheiten gelten für Ihre Alt-Daten bis 2001?


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