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14.10.2002

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Wenn Sie Geschäftsfreunde bewirten: So werden Ihre Belege anerkannt

Da bei Geschäftsessen viel Missbrauch getrieben wird, nehmen sich Betriebsprüfer dieses Feld besonders gerne vor. Achten Sie deshalb auf die folgenden Punkte, um überflüssige Mehrsteuern zu vermeiden.

Zeitnah ausfüllen: Füllen Sie die Belege bezüglich Anlass und Teilnehmer der Bewirtung spätestens am Tag danach aus. Sonst laufen Sie Gefahr, eine Lawine von unausgefüllten Rechnungen vor sich herzuschieben. Dies bringt Sie spätestens vor  der nächsten Betriebsprüfung in arge Bedrängnis.

Teilnehmer der Bewirtung: Geben Sie sich selbst mit an, wenn Sie an der Bewirtung teilgenommen haben. Sie sind auch dann eine "bewirtete Person", wenn Sie selbst bezahlen.

Anlass der Bewirtung: Seien Sie möglichst konkret. "Kontaktpflege" oder "Geschäftsessen" genügt dem Finanzamt nicht. Besser: "Besprechung Umsatzplanung 1. Halbjahr 2003" oder: "Zusammenarbeit Projekt Turbo 3000".

Bewirtungen über 100,00 Euro: Hier muss die Bewirtungsrechnung - vom Kellner oder vom Wirt - an Ihre GmbH adressiert sein. Außerdem muss die Umsatzsteuer in Euro und Cent angegeben sein.

Steuernummer auf der Rechnung? Diese ist zwar seit 01.07.02 vorgeschrieben, aber keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine fehlende Steuernummer ist also kein Grund zu reklamieren. (Rechtsgrundlage: BMF, 28.06.02, BStBl. 02 I, 660 Ziff 6)

Trinkgelder: Trinkgelder können Sie als Bewirtungskosten geltend machen. Die Finanzverwaltung will allerdings, dass die Bedienung das Trinkgeld auf der Rechnung quittiert. Da dies in der Praxis kaum machbar ist, ohne das Bedienungspersonal zu verstimmen, haben Sie folgende Alternativen:

Entweder Sie vermerken das Trinkgeld selbst auf der Rechnung und nehmen in Kauf, dass dieser Posten bei einer Betriebsprüfung gestrichen wird. Oder: Sie verzichten darauf, Trinkgelder als Betriebsausgaben abzusetzen. Übrigens: Wenn Sie Trinkgelder verbuchen, bitte nur zu 80 Prozent und ohne Vorsteuerabzug!

Maschinelle Registrierung: Dass der Kunde zum Betriebsausgabenabzug eine maschinelle Rechnung braucht, auf der alle Speisen und Getränke einzeln aufgeführt sind, hat sich zwischenzeitlich herumgesprochen. Prüfen Sie aber einmal nach, ob alle Ihre Bewirtungsrechnungen eine Registrierungsnummer tragen. Wenn nicht oder wenn verschiedene Rechnungen aus ein und demselben Gasthaus jedes Mal dieselbe Nummer tragen (z. B. #0001): Dann wird der nächste Betriebsprüfer Ihnen den Betriebausgaben-Abzug streichen.


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