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04.03.2013

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Vermeiden Sie Lücken in Ihren Rechnungs-Nummern

Seit 1. Juli 2004 ist notwendiges Merkmal einer umsatzsteuerlich korrekten Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer. Das Bundesfinanzministerium hat zwar bereits festgestellt, dass das nicht bedeutet, dass man ohne Lücke durchnummerieren muss. Vielmehr ist diese Anforderung so zu verstehen, dass keine Rechnungsnummer doppelt vorkommen darf. Durchaus zulässig ist es, verschiedene Nummernkreise zu verwenden, zum Beispiel je nach Produktgruppe oder Postleitzahlengebiet der Kunden. (BMF-Schreiben vom 29.06.2004 an die Bundesnotarkammer)

Worüber Sie sich aber dennoch im Klaren sein sollten: Auch wenn Lücken in fortlaufenden Rechnungsnummern nicht explizit verboten sind, können diese sehr wohl den Argwohn eines Betriebsprüfers wecken.

Beispiel: Sie haben die Rechnungsnummern 854, 855, 856, 857, und dann geht es weiter mit 859. Jeder Betriebsprüfer wird fragen: „Was ist eigentlich mit der Rechnung 858? Wurde die storniert? Oder ist hier womöglich etwas an der Buchhaltung vorbei gelaufen?“ Das sollten Sie dann durch ordentliche Storno­buchung und Archivierung der stornierten Rechnung widerlegen können.

Fazit:
Unterschiedliche Nummernkreise bei Rechnungsnummern sind durchaus zulässig, Sie sollten sie aber sachlich begründen können. Lücken bei den Rechnungsnummern können Nachforschungen des Finanzamtes provozieren.


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