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04.05.2015

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Können Sie Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Gemeint ist folgender Vorgang: Eingangsrechnungen werden gescannt, dann verbucht, wobei das gescannte Bild mit dem Buchungssatz verbunden wird.

Was gegen eine Vernichtung spricht: Ein Finanzgericht hat vor einiger Zeit entschieden, dass eingescannte Ausfuhrbelege nicht als Belegnachweis für steuerfreie Ausfuhrlieferungen genügen. (FG München, 19.05.10, EFG 10, 1934)

Was für eine Vernichtung der Belege spricht: Das Bundesfinanzministerium hat in den neuen GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, 14.11.14, BStBl. I 14, 1450) in Ziffer 4.1, Rz 68 „Belegsicherung“ geschrieben: „Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage, durch zeitgerechte Erfassung in Grundaufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen.“. Dies könnte darauf hindeuten, dass man gescannte Rechnungen nach dem Scannen vernichten darf (so ausdrücklich im oben erwähnten BMF-Schreiben in Rz 140). Das Bundeswirtschaftsministerium und die Deutsche Industrie- und Handelskammer unterstützen das.

Warnung: Sie können also eingescannte Belege nach dem Scannen - ohne steuerliche Probleme zu riskieren - eigentlich vernichten. Es gibt dazu allerdings bisher keine höchstrichterliche Rechtsprechung. Wer also zu 100 Prozent auf Nummer Sicher gehen will, vernichtet seine Belege trotz Verfahrensdokumentation, Barcode und ordnungsgemäßem Scan-Prozess lieber erst einmal noch nicht.


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