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05.12.2011

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Elektronische Lohnsteuerkarte nun auf 2013 verschoben - Konsequenzen für die Praxis

Die letzten Lohnsteuerkarten aus Pappe gab es für 2010. 2011 sollte das elektronische Lohnsteuer-Abzugsverfahren ELStAM starten. Eigentlich. ELStAM wurde wegen Pannen erst einmal auf 2012 verschoben, doch auch dieser Termin war nicht zu halten. Als neuer Termin für die Einführung wird nun 2013 angestrebt.

Das bedeutet in der Praxis für Sie: Die 2010er-Lohnsteuerkarten gelten auch noch für 2012 weiter. Falls jemand bei Ihnen zu arbeiten anfängt, der 2010 gar keine Lohnsteuerkarte bekommen hatte, benötigt derjenige vom Finanzamt eine „Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“, die er mit dem Formular „Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ beantragen kann. (Download unter: http://tinyurl.com/Lohnsteuer)

Was ist, wenn jemand eine 2010er-Karte hat, aber die alten Lohnsteuermerkmale nicht mehr stimmen? Hier müssen Sie zwei Fallgruppen unterscheiden:

Die Merkmale laut Karte/ELStAM-Ausdruck weichen
1. zu Gunsten des Arbeitnehmers ab oder
2.  zu Lasten des Arbeitnehmers.

Fall 1 - Merkmale zu günstig eingetragen: Zum Beispiel steht auf der Lohnsteuerkarte bzw. dem ELStAM-Ausdruck „Lohnsteuerklasse drei“, inzwischen ist der Mitarbeiter aber längst geschieden. Oder: der Arbeitnehmer hatte 2010 einen Lohnsteuerfreibetrag eingetragen, der 2012 nicht mehr gilt.

Die OFD Karlsruhe weist zwar darauf hin, dass es nicht möglich sei, allein aufgrund einer „Mitteilung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber weiterhin gültige Lohnsteuerabzugsmerkmale für das Kalenderjahr 2012 zu seinen Ungunsten zu ändern“. In der Praxis haben wir jedoch hier keine Bedenken. Denn das Finanzamt kann Ihnen keinen Vorwurf machen, falls Sie abweichend von der Lohnsteuerkarte bzw. dem ELStAM-Ausdruck zu viel Lohnsteuer einbehalten. Logischerweise entsteht dann auch kein Haftungsrisiko.

Unser Rat: In diesen Fällen sollten Sie unbürokratisch zu Lasten des Arbeitnehmers (sofern dieser einverstanden ist) von den Merkmalen abweichen. Stellen Sie sich vor, ein notorisch klammer Arbeitnehmer bekommt jeden Monat 400 Euro zu viel ausgezahlt, wird dann zur Abgabe einer Steuererklärung aufgefordert und muss fast 5.000 Euro nachzahlen. Viele normale Arbeitnehmer werden das Geld dann schon längst verpulvert haben.

Fall 2 - eingetragene Merkmale ungünstiger als die Realität: Zum Beispiel hat der Mitarbeiter inzwischen geheiratet oder es würde ihm ein (nun aber nicht eingetragener) Freibetrag zustehen. In diesem Fall muss sich der Mitarbeiter an sein Finanzamt wenden (nicht an die Gemeinde), welches ihm die neuen günstigeren Merkmale bescheinigt, die Sie dann der Abrechnung zu Grunde legen dürfen. Achtung: Falls Sie eigenmächtig (ohne Bescheinigung des Finanzamts) Lohnsteuermerkmale zu Gunsten des Arbeitnehmers zu Grunde legen, kann Sie das Finanzamt in die Haftung nehmen für zu wenig abgeführte Lohnsteuer.

So führen Sie den Nachweis bei Änderungen:
Nehmen Sie entweder  
- das Mitteilungsschreiben des Finanzamts zur „Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)“ zum Lohnkonto oder
- den Ausdruck des Finanzamts mit den ab dem 1.1.2012 gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

Aufbewahrungspflicht: Sie dürfen die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheinigung 2011 nicht vernichten. Scheidet ein Arbeitnehmer aus, müssen Sie ihm die Lohnsteuerkarte 2010 (bzw. die Ersatzbescheinigung) zur Vorlage bei einem neuen Arbeitgeber aushändigen.

 
Nähere Infos finden Sie in einer Verfügung der ODF Karlsruhe vom 30.11.2011 .
 


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