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18.06.2012

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Wie säumige Kunden schneller auf Mahnungen reagieren

Viele Unternehmen machen bei Mahntexten Fehler, die dazu führen, dass der Kunde nicht sofort reagiert und die Zahlung noch weiter hinausschiebt. Hier ein paar häufige Fehler:

Fehler Nr. 1: „Erste Mahnung“: Schreiben Sie niemals „Erste Mahnung“. Notorisch faule Zahler wissen dann: „Aha, das war erst die erste Mahnung, dann warten wir mal in Ruhe die zweite ab.“ Schreiben Sie also einfach „Mahnung“.

Fehler Nr. 2: Langweiliger Einstieg: „Laut Auswertung einer Buchhaltung haben Sie übersehen, unsere Rechnung über 157 Euro zu begleichen.“ Machen Sie es doch packender und mit einer Begründung, z. B. so: „Unsere bekanntermaßen niedrigen Preise sind nur möglich, wenn unser Konto­korrentlimit geschont wird, indem alle Kunden zügig bezahlen. Unsere Rechnung Nr. 123/2012 haben Sie leider bis heute noch nicht bezahlt.“

Fehler Nr. 3: Phrasen verwenden:
„Sicherlich haben Sie übersehen, die Rechnung zu überweisen.“ Damit unterstellen Sie Ihrem Kunden erstens, dass er ein Schlamper ist und außerdem ist dieser Satz schlicht überflüssig.

Fehler Nr. 4: Bankverbindung vergessen: Manche vergessen, auf Mahnungen die Bankverbindung noch einmal anzugeben oder schreiben sie mikroskopisch klein in die Fußzeile und liefern dadurch dem Empfänger einen wertvollen Vorwand, die Zahlung wiederum hinauszuschieben. Übrigens: Falls Sie Rechnungen per Fax versenden, kann man manchmal den Kunden nicht einmal einen Vorwurf machen, weil winzig kleine Bankverbindungen in der Fußzeile bei Faxübertragungen beim Empfänger tatsächlich nicht mehr lesbar sind.

Muster - so ist es besser: „Mahnung - Sehr geehrter Herr XY, unsere Kalkulation geht davon aus, dass alle Kunden pünktlich zahlen und wir dadurch unnötige Zinsaufwendungen vermeiden können. Unsere Rechnung Nr. 123/2012 vom 10. März 2012 an Sie in Höhe von 157 Euro ist jedoch immer noch offen. Überweisen Sie die Rechnung Nr. 123/2012 in Höhe von 157 Euro auf das Konto Nr. 4321 bei der Musterbank in Bonn bis spätestens 18. Juni 2012.“

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