/images/gmbhp-home-image1.jpg

IZW Tipp-Datenbank -

Ohne langes Lesen verständlich für Sie zusammengefasst.

Jetzt bis 30.09.16 kostenlos testen, denn als Abonnent haben Sie unbegrenzten Zugriff auf alle Tipps! Zur Leseprobe

Tipps suchen...
Zum PDF Archiv

05.05.2009

Als PDF herunter laden

Wie Sie jetzt in der Krise alle Chancen nutzen

Die wirtschaftliche Situation ist alles andere als rosig. Das bekommen besonders kleinere Unternehmen und Mittelständler zu spüren. Kunden zahlen schleppend oder gehen gar in Insolvenz. Dadurch wird die Liquidität schwächer - doch von den Banken ist kaum Hilfe zu erwarten. Eine Abwärtsspirale setzt sich in Bewegung.

Vogel Strauß ist dabei nicht gefragt. Wer jetzt den Kopf in den Sand steckt, hat schon verloren. Vielmehr müssen Sie auf diese Herausforderungen jetzt schnell reagieren. Die Lage, in der sich Ihr Unternehmen befindet, wird sich häufiger und rascher verändern als in der Vergangenheit. Und Sie müssen sofort handeln, damit Sie von der Situation nicht überrollt werden und es mit Ihrem Unternehmen nicht abwärts geht.

Kleine und mittelständische Unternehmen sind in dieser Phase klar im Vorteil. Die Entscheidungsprozesse sind kürzer, die Gesamtsituation überschaubarer - sie können schneller und flexibler als andere reagieren. Nutzen Sie diese Chance. Handeln Sie jedoch bei aller Schnelligkeit nicht überstürzt. Denn gerade in dieser schwierigen Ausgangslage sind Fehlentscheidungen nur schwer bis gar nicht korrigierbar.

Welche Möglichkeiten Sie hier konkret haben, möchten wir Ihnen in diesem EXTRA aufzeigen. Damit Sie mit Ihrem Unternehmen die Herausforderungen durch die Krise nicht nur meistern, sondern noch gestärkt aus ihr
hervorgehen.

 

Wichtiger denn je: Verschaffen Sie sich einen tagesaktuellen Überblick

Besonders in einer Krise ist es wichtig, dass Sie tagesaktuell über die Situation auf dem Laufenden sind.

Buchhaltung: Sie sollten tagesaktuell Ihre Umsätze kennen und laufend einen Vergleich mit dem Vorjahr anstellen. Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung sollten Sie etwa eine Woche nach Monatsende in den Händen haben. Falls Ihre Buchhaltung über den Steuerberater läuft, ist diese knappe Frist heute technisch kein Problem mehr. Statt Transport von Aktenordnern zum Steuerberater kann man heutzutage die Belege einscannen und der Steuerberater verbucht täglich. (Die DATEV nennt dieses Verfahren „BMZ - Buchführung mit Zukunft“ - sprechen Sie Ihren Berater darauf an.)


Behalten Sie Ihre Kunden im Blick

Wichtig ist, dass Sie hier nichts einreißen lassen. Wenn ein Kunde zu Ihnen sagt: „Hören Sie mal, ich bin seit zehn Jahren Ihr Kunde, da können Sie mich doch jetzt nicht hängen lassen!“, denken Sie daran: Auch Ihre Lieferanten werden Ihnen gegenüber keine Gnade walten lassen, Sie müssen Ihre Mitarbeiter jeden Monat pünktlich bezahlen, ebenso die Miete und die Hypotheken. Sie sind Unternehmer, und keine Bank und auch nicht das Sozialamt. Wenn Sie Kunden erst mal Rückstände auflaufen lassen, wird die Lawine beim einzelnen Kunden bald so groß, dass er es nie mehr schafft, das noch abzubezahlen.

Auf folgende Alarmsignale bei Ihren Kunden sollten Sie achten:

- In der Vergangenheit genutzte Skonti werden nicht in Anspruch genommen, Zahlungsziele voll ausgeschöpft. Skonto ist der teuerste Kredit (ca. 36 - 48 % Jahreszinsen). Wenn jemand das in Kauf nimmt, kann es um diesen Kunden nicht gut bestellt sein.
- Zahlungsziele werden überschritten und Mahnungen werden immer häufiger notwendig.
- Kunde reklamiert, um den Zahlungszeitraum für sich zu verlängern.
- Es werden neue Aufträge erteilt, obwohl alte Forderungen nur teilweise oder gar nicht bedient wurden.


Sorgen Sie für straffe Organisation im Mahnwesen

Gerade für Ihre Forderungen gilt: „Vertane Zeit ist verschenktes Geld.“ Rechnungen an Kunden müssen so schnell wie möglich versandt werden. Durch einen späten Rechnungsversand räumen Sie dem Kunden, dem Sie mit dem Kauf auf Rechnung bereits entgegenkamen, zusätzlich ein zinsloses Darlehen ein. Nennen Sie in der Rechnung einen konkreten Zahlungstermin („Zahlen Sie bitte bis zum ...“). Es hat sich gezeigt, dass dann pünktlicher bezahlt wird als bei Angabe einer Zeitspanne („14 Tage netto“). Vergessen Sie bei Privatkunden auf der Rechnung auf keinen Fall folgenden Hinweise: „Bei Nichtzahlung geraten Sie auch ohne Mahnung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug!“

Legen Sie auch beim Mahnwesen keine falsche Scheu an den Tag: Die Zahlungserinnerung sollte am letzten Tag der Zahlungsfrist sofort versandt werden, spätestens einen Arbeitstag danach. Statt einer schriftlichen Zahlungserinnerung hat sich der Anruf beim Kunden bewährt. Im Telefonat bieten Sie an, den Betrag abzubuchen. Will der Kunde dem Einzug nicht zustimmen, muss er die Gründe für die Nichtzahlung offen legen.

Gesteht der Kunde Zahlungsschwierigkeiten ein, müssen Sie reagieren: Bieten Sie Ratenzahlung an - verlangen Sie aber einen angemessenen Betrag sofort. Wird diese Zahlung nicht geleistet, wissen Sie, dass der Kunde zahlungsunwillig ist, und Sie müssen härtere Geschütze auffahren. Wichtig ist, dass Sie auch hier alle Vorgänge protokollieren und bei einem geführten Telefonat den Inhalt schriftlich bestätigen.

Wenn nach der Mahnung gar nichts passiert: Wird auf Zahlungserinnerung und erste Mahnung nicht reagiert, können Sie meist auf weitere Mahnungen verzichten. Zahlt der Kunde nicht, müssen Sie entscheiden, ob Sie die Forderung auf rechtlichem Wege eintreiben oder ob die Kosten hierfür zu hoch sind.

Folgende Methode hat sich in der Praxis bewährt: Füllen Sie einen Mahnbescheid-Vordruck (Bürofachhandel) komplett aus.  Eine Kopie dieses Bescheids versehen Sie mit einem höflichen aber bestimmten handschriftlichen Hinweis, dass Sie den Bescheid einreichen, wenn nicht binnen einer Woche gezahlt wird (genaues Datum angeben!). Häufig wurden so zahlungsunwillige Kunden dazu bewogen, doch noch zu überweisen. Wenn Sie einen Mahnbescheid vorbereiten, sollten Sie Mahngebühren (ca. 5 bis 10 Euro) geltend machen. Die Gebühren des gerichtlichen Mahnbescheids können Sie im Internet berechnen  (in die Suchmaschine eingeben: Mahnbescheid+Kosten). Auch die Verzugszinsen finden Sie im Internet unter http:// www.basiszinssatz.de.

Nicht immer ist ein Mahnbescheid empfehlenswert: Ausgebuffte Nichtzahler wissen, dass sie nur ein Kreuz im richtigen Kästchen machen müssen. Schon ist Widerspruch eingelegt und die Zahlung wird weiter hinausgezögert. Es kann deshalb in vielen Fällen sinnvoller sein, direkt Klage zu erheben. Hier wird der Schuldner einen Anwalt beauftragen und seine Zahlungsverweigerung begründen. Will er „nur“ möglichst spät zahlen, reicht häufig die Verfahrenseinleitung, um ihn zur Zahlung zu bewegen.

Bonitätsprüfung: Bei allen neuen Kunden muss eine Bonitätsprüfung erfolgen. Bei Bestandskunden sollte sie mindestens alle sechs Monate wiederholt werden. Zur Bonitätsprüfung wenden Sie sich bei größeren Aufträgen am besten an eine Wirtschafts-Auskunftei (z. B. Bürgel/Creditreform). Auch Banken geben Auskünfte über juristische Personen und im Handelsregister eingetragene Kaufleute. Hier können Sie beispielsweise auch Informationen über die Überziehungen des Kunden erhalten.  Eine weitere wichtige Informationsquelle zur Bonitätsprüfung privater Kunden ist die Schufa (www.schufa.de).

 

Finden Sie den richtigen Umgang mit Ihrer Bank

Auch hier ist Aktualität Trumpf. Ihr 2008er-Jahresabschluss sollte entweder schon bei der Bank sein oder zumindest noch im ersten Halbjahr dort landen. Falls Sie Ihrer Bank das Abliefern von quartals- oder gar monatsweisen BWAs versprochen haben, sollten Sie sich akribisch daran halten. Auch Offenheit ist Trumpf. Versuchen Sie gar nicht erst, irgendwelche Schwierigkeiten vor Ihrer Bank geheim zu halten. So etwas zerstört Vertrauen, Offenheit schafft Vertrauen.

Plan erstellen: „Wie soll ich einen Plan machen, wenn selbst hoch bezahlte Ökonomen sich keine Prognose mehr zutrauen?“ werden Sie vielleicht fragen. Damit haben Sie Recht, im Bankgespräch wird Ihnen das aber nicht helfen. Sie sollten Ihrem Banker eine glaubhafte Worst-Case-Betrachtung für die Szenarien minus 10 %, minus 20 % und minus 30 % Umsatz liefern können. Wenn Sie auf die Frage : „Was machen Sie bei einem 30prozentigen Umsatzeinbruch?“ nur ratlos gucken, wird Ihr Banker Ihre Krisenfähigkeit bezweifeln. Chancen auf neue Kredite haben Sie nur, wenn Sie darlegen können, dass Sie die Schulden auch im schlimmsten Fall noch bedienen können.

Tipp: Die KfW Förderbank gibt Ihnen (im Umweg über Ihre Bank) Kredit und - das ist das Neue - nimmt Ihrer Bank das Ausfallrisiko ab (Programmnummern 081 und 082)! Dadurch können Sie oft auch dann Kredit bekommen, wenn Ihre Bank den Antrag abgelehnt hat. Näheres hier: www.kfw-mittelstandsbank.de/DE_Home/Kredite/KfW-Sonderprogramm.jsp

Versuchen Sie, so viel Fremdkapital aufzunehmen, wie nur gerade möglich ist. Langfristige Kreditverträge kann die Bank nicht so einfach kündigen und Sie haben diese Mittel erst einmal zur Verfügung. Schonen Sie Ihr Eigenkapital. Eigenkapital ist die wertvollste Sorte von Kapital, weil man niemanden fragen muss, wenn man es einsetzen will. Haben Sie Ihr Eigenkapital hingegen vorzeitig gebunden, sind Sie im Ernstfall auf Fremdkapital angewiesen. Und das wird schwierig, denn welche Bank gibt einem Unternehmen in der Krise schon einen Kredit?


Reduzieren Sie die Kapitalbindung

Das verschafft Ihnen mehr Liquidität auf dem Konto, denn wenn Ihr Geld nicht gebunden ist in Maschinen,
Forderungen oder Lagerbeständen, können Sie damit arbeiten und brauchen weniger Kredit.

Forderungen: 100.000 Euro Außenstände heißt: 100.000 Euro mehr Geld auf dem Konto Ihrer Kunden und 100.000 Euro zu wenig Geld auf Ihrem Bankkonto. Ihr Kunde verschiebt also Sollzinsen, die er zahlen müsste, auf Sie. Das sollten Sie nicht hinnehmen.

Factoring nutzen: Factoring-Unternehmen kaufen Ihnen Ihre Forderungen sofort bei Rechnungsstellung ab. Das kostet Sie ein paar Prozent der Forderungen. Dafür haben Sie das Geld in der Regel sofort ein oder zwei Tage nach Rechnungsstellung auf Ihrem Konto. Das kann Ihnen eine Menge Zinsen einsparen, die die Kosten des Factoring zum Teil wieder reduziert. Nähere Infos zum Prinzip finden Sie z. B. hier: www.vr-factorem.de

Kapitalbindung reduzieren beim Lagerbestand: Das ist eine mühsame Arbeit, weil man hier sehr ins Detail gehen muss. Denn jeder nimmt gern viel auf Lager, um immer lieferbereit zu sein und weniger häufig
bestellen zu müssen. Häufig sind hohe Lagerbestände einfach eine Folge von Bequemlichkeit, Schlendrian und gewitzten Vertretern Ihrer Lieferanten, die auf eigene Faust bestellen und Ihr Lager füllen.

Bedenken Sie: Wenn Sie im Wert von 100.000 Euro Blumentöpfe, Gartenschläuche, Damenblusen, Halbleiter, Kupfer, Holzplatten oder Leim zu viel auf Lager haben, heißt das schlicht und einfach: 100.000 Euro weniger auf Ihrem Konto. Besorgen Sie sich von Ihrer Bank die Branchenkennzahl „Lagerdrehzahl“ (auch „Lagerumschlagsgeschwindigkeit“ genannt).

Wenn in Ihrer Branche z. B. eine Lagerdrehzahl von 3,0 üblich ist, heißt das, dass Sie das Dreifache Ihres Lagerbestandes an Umsatz machen sollten. Beträgt diese Kennzahl bei Ihnen 2,0, dann sind Ihre Lagerbestände zu hoch. Machen Sie hier klare Zielvorgaben. Denn wenn Sie nur sagen: „Leute, ab sofort Lagerbestände runter und so wenig wie möglich bestellen“ bringt das ziemlich wenig.

Beispiel: Ihr durchschnittlicher Lagerbestand ist 300.000, Ihr Umsatz 600.000 Euro pro Jahr. Üblich ist eine Lagerdrehzahl von 3,0. Das heißt, Sie sollten also mit einem Lagerbestand von 200.000 Euro auskommen. Ihr Lagerbestand ist 100.000 Euro zu hoch.

 

Passen Sie Ihre Steuerstrategie an die Krise an

1. Bilanz 2008

Logisch, dass Sie hier das Ergebnis so niedrig wie möglich ausweisen. Das schont Ihre Liquidität, indem Sie überflüssige Steuerzahlungen vermeiden. Sie erreichen ein möglichst niedriges Ergebnis für 2008 durch
- Nutzung aller Abschreibungsmöglichkeiten Ihres Anlagevermögens,
- möglichst niedrige Bewertung Ihres Warenlagers,
- Abschreibung Not leidender Wertpapiere (allerdings steuerliche Abzugsverbote bei GmbHs § 8 b KSTG beachten),
- Wertberichtigungen auf Forderungen und
- auf der Passivseite durch großzügige Bewertung von Rückstellungen. Kostenloser IZW-Service: Eine Liste
mit allen gängigen Rückstellungsarten finden Sie hier.

Abschreiben können Sie Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (Maschinen, Büromöbel, Fahrzeuge usw.), die sich abnutzen, nicht zum Verkauf angeschafft werden und mindestens ein Jahr betrieblich genutzt werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Als solche werden nur noch Güter im Wert von maximal 150 Euro (netto) anerkannt. Sie werden weiterhin im Anschaffungsjahr abgeschrieben.

Mittelwertige Wirtschaftsgüter (MWG): Für Güter, die mehr als 150 und bis zu 1.000 Euro kosten, müssen Sie einen Sammelposten - den so genannten Pool - bilden. Dieser Pool wird über 5 Jahre linear abgeschrieben.

Degressive Abschreibung kommt 2009 wieder: Erst 2008 abgeschafft, ist sie nun 2009 wieder in Kraft - jetzt allerdings begrenzt auf 25 Prozent - statt früher 30 Prozent. Diese Abschreibung gilt nur für bewegliche Wirtschaftsgüter und sie kann neben der Sonderabschreibung nach § 7g EStG angesetzt werden. Das gilt für 2009 und 2010.

Sonder-Abschreibung: Neben der regulären Abschreibung können Sie ab 1.000,01 Netto-Anschaffungskosten 20 Prozent Sonderabschreibung ansetzen. Die lineare Abschreibung kann dann von der um die Sonder-AfA reduzierten Abschreibung angesetzt werden. Die Obergrenzen für Sonderabschreibungen steigen: Kleine und mittlere Unternehmen können schon vorab Investitionsabzugsbeträge (maximal 40 Prozent) vornehmen und dann später 20prozentige Sonderabschreibungen ansetzen. Im Moment gilt noch eine Obergrenze beim Eigenkapital von 235.000 Euro (Stand 31.12.08 maßgeblich). Diese wurde für die Steuerjahre 2009 und 2010 um 100.000 Euro auf 335.000 Euro angehoben. Das bedeutet konkret Folgendes:

   Investitionsabzug möglich?  Sonder-Abschreibung möglich?
 Steuerjahr 2008  Ja, wenn EK per 31.12.08 max. 235.000 Euro  Ja, wenn EK per 31.12.07 max. 235.000 Euro
 Steuerjahr 2009  Ja, wenn EK per 31.12.09 max. 335.000 Euro  Ja, wenn EK per 31.12.08 max. 335.000 Euro


2. Vorauszahlungen herabsetzen

Das Finanzamt bemisst Ihre quartalsweisen Steuervorauszahlungen des Jahres 2009 in aller Regel nach Ihrem 2007er-Einkommen. Falls Sie 2009 mit einem Gewinneinbruch rechnen, sollten Sie also einen Herabsetzungsantrag stellen. Fügen Sie am besten eine betriebswirtschaftliche Auswertung (Achtung! Bitte mit geschätzter Abschreibung und anteiligen Rückstellungen!) vom April 2009 bei, rechnen das Ergebnis auf 2009 hoch und beantragen die Herabsetzung.

Sie müssen die richtige Höhe der Steuer nicht zwingend selbst ausrechnen, das kann aber nicht schaden. Unter www.abgabenrechner.de können Sie Ihre Gesamtsteuer abhängig von Ihrem zu versteuernden Einkommen online ausrechnen. Mehr Informationen hierzu und ein Musterschreiben finden Sie im IZW-Beratungsbrief vom 12. Mai 2009 (nur für Kunden).


3. Lohnsteuer um einen Monat verschieben

Lohnsteuer müssen Sie stets bis zum 10. des Folgemonats ans Finanzamt abführen. Wenn Sie also z. B. von den März-Löhnen 30.000 Euro Lohnsteuer einbehalten haben, müssen Sie diese bis zum 10. April an das Finanzamt abführen. Wenn Sie Löhne nicht am Monatsletzten, sondern z. B. am ersten Tag des Folgemonats auszahlen, verschiebt sich die Fälligkeit der Lohnsteuer um einen Monat. Denn die Lohnsteuer entsteht erst dann, wenn der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt (§ 38 Abs. 2 S. 2 EStG). Vorteilsrechnung: Angenommen, die monatliche Lohnsteuer beträgt 30.000 Euro und Sie zahlen 9 % Zins auf Ihrem Bankkonto. Dann sparen Sie sich 225 Euro im Monat und haben 30.000 Euro zusätzlichen Liquiditätsspielraum.


4. Umsatzsteuer: Abführung ans Finanzamt bis zum Zahlungseingang hinausschieben

Für Ihre GmbH bzw. GmbH & Co KG oder Ihren Betrieb gilt in aller Regel die so genannte Soll-Versteuerung. Ausnahme: Ist-Versteuerung bis 250.000 Euro Jahresumsatz (§ 20 Umsatzsteuergesetz). Das bedeutet, dass Sie die Umsatzsteuer schon ans Finanzamt abführen müssen, sobald Sie Ihre Leistung erbracht haben. In der Regel ist das der Monat der Rechnungsstellung. Wann Sie die Umsatzsteuer von Ihrem Kunden bekommen, interessiert das Finanzamt nicht. Wenn der Kunde zwei oder drei Monate mit der Rechnungszahlung wartet, müssen Sie die Umsatzsteuer so lange vorfinanzieren.

Antrag auf Ist-Versteuerung: Diesen können Sie sich in aller Regel sparen. Besser machen Sie es so: Sie stellen Anzahlungsrechnungen, denn hier müssen Sie die Umsatzsteuer erst abführen, wenn Sie das Geld bekommen haben. Erst sobald Sie das Geld haben, stellen Sie die Schlussrechnung.

Diese Vorgehensweise schont Ihre Liquidität und ist zulässig, so lang Sie tatsächlich Ihre vollständige Leistung erst im Monat der Schlussrechnung erbracht haben. Ob bis dahin wesentliche oder unwesentliche Details Ihrer Leistung gefehlt haben, ist dabei unerheblich.

 

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein

Auch bei den Mitarbeitern gilt es, mit offenen Karten zu spielen.

Lohnkürzungen: Wenn bindende Tarifverträge nicht dagegenstehen, können Sie beispielsweise vorschlagen,
- auf bisher freiwillig geleistete Sozialleistungen zu verzichten,
- für einen begrenzten Zeitraum auf Überstunden und Sonderzulagen zu verzichten,
- das Urlaubsgeld auszusetzen,
- eine allgemeine Lohnkürzung vorzunehmen.

Kurzarbeit: Sind die Mitarbeiter nicht ausgelastet, sollten Sie Kurzarbeit ins Auge fassen. Im Rahmen der Maßnahmen des Konjunkturpakets II wurde die Bezugsdauer von Kurzarbeitergeld von 12 auf 18 Monate verlängert und soll nun auf 24 Monate verlängert werden. Diese Regelung gilt aber nur für Kurzarbeit, die in diesem Jahr bewilligt wird. Zur Bewilligung des Kurzarbeitergeldes müssen Sie nachweisen, dass der Arbeitsausfall unvermeidbar ist. Hierzu gehört auch, dass statt Arbeitsausfall Erholungsurlaub genommen werden kann, die Arbeitszeit flexibilisiert wird oder eventuell vorhandene Guthaben auf Arbeitszeitkonten abgebaut werden.

Die Regelung, dass mindestens ein Drittel der beschäftigten Mitarbeiter mindestens 10 Prozent ihres Gehalts verlieren müssen, wurde im Rahmen des Konjunkturpakets II bis Ende 2010 aufgehoben. Sie können jetzt also auch Kurzarbeitergeld für kleinere Mitarbeitergruppen beantragen.

Das Kurzarbeitergeld wird in Höhe von 60 Prozent des Nettoverdienstausfalls (ohne Kinder) beziehungsweise 67 Prozent (mit Kindern) gewährt. Die Beiträge zur Sozialversicherung werden jedoch voll weiter bezahlt.

Allerdings werden Sie hier durch das Konjunkturpaket II entlastet: Mussten Sie die Beiträge früher komplett übernehmen, tragen Sie jetzt nur noch 50 Prozent. Nutzen Sie die Zeit für Weiterbildungsmaßnahmen, werden sogar 100 Prozent übernommen.

Um aber Kurzarbeitergeld zu beantragen, muss dies im Arbeitsvertrag oder - falls Sie daran gebunden sind - im Tarifvertrag vorgesehen sein. Sonst müssen Sie entweder eine  Änderungskündigung bei den betroffenen Mitarbeitern durchführen oder - falls ein Betriebsrat vorhanden ist - eine Betriebsvereinbarung treffen. Bei Betrieben mit Betriebsrat muss dieser auch vor der Einführung der Kurzarbeit einbezogen werden.


zurück